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财务工作如何善用机器人流程自动化技术

机器人流程自动化为财务团队提高工作流程效率提供了契机。

A school room, a computer lab with rows of screens and seating. A young person seated working at a terminal.


机器人流程自动化技术(RPA)在财务工作中的应用


数据日常录入普遍会占用工作人员的大量精力。业务流程各阶段的数据手工采集相当耗时,而且由此产生的错误还需要费力解决。


对许多企业而言,机器人流程自动化(RPA)已成为工作团队的一员。他们甚至会给机器人命名,使这些与人类相同的行为也具有人格特征。


  “短期内,工作可能会在人员和机器人之间重新分配。但从长远来看,随着整个自动化流程的进一步整    合,员工数量必将减少。”

   凯尔文·穆萨那(Kelvin Musana),渣打银行


财务部门需要认识到,机器人流程自动化有助于降低处理成本,从而形成节支机遇,因此必须重新审视已经采用的离岸服务模式。同时,还应根据数据录入问题改善所带来的成本削减,权衡部署机器人流程自动化的成本与效益。


财务工作为何需要引入机器人流程自动化技术?


在进行商业论证时,财务部门应当考虑哪些因素?


·    提高流程效率;

·    降低数据采集错误率,提高数据质量;

·    使员工能够完成其他任务。


实施机器人流程自动化技术


在信息技术团队的支持下,机器人流程自动化将成为业务团队和财务团队共同使用的工具。实际上,它也是企业的一支数字化工作队伍,拥有自己独特的流程。为了有效地利用机器人流程自动化,就必须清楚认识这些流程。


   “事实上,不论是机器人流程自动化还是人工智能,其目的都是助员工一臂之力,而非凭借足够的智    能化水平来取代员工。大多数情况下,这些系统只能借助无数的人工输入和矫正来提供正确的输出。”

   杰里·舒(Jerry Shu),埃森哲中国


ACCA会员的实施经验表明,财务部门应在规模化地岗位替代之前,首先进行试点和测试。“快速尝试”始终能够发挥有效的验证作用。

 

同时,由于机器人流程自动化将形成岗位替代效应,管理者需要考虑相应的人员问题。比如,哪些工作仍应交给员工处理,需要保留哪些岗位?员工目前可以专注的工作任务有哪些?企业的绩效管理流程和控制范围会受到哪些影响?

 

   “从我们必须部署机器人和自动化流程的工作环节看,其往往不会替代所有职能岗位,而只是承接部     分人的角色。”

    约翰·阿什沃斯(John Ashworth),施乐辉公司

 

这一变革务必得到妥善管理。

 

管理者还需用确定,如何管理访问权限和数据交易记录。作为虚拟工作人员,机器人流程自动化代理应当具有唯一的用户身份,并且创建数据处理的审计跟踪轨迹。


影响因素与问题


企业需要认真思考以下影响因素和问题:


·    企业中各项职能将受到怎样的影响,如何重新定义?

·    未来所需的技能和人才模式将受到哪些影响?

·    对内部控制框架有何影响——如何记录机器人代理的行为?

·    如果在外包环境中使用机器人流程自动化技术,如果需要供应商对代码作出更改,如何保证相关知识产权   不被窃取?


关于克莱夫·韦博(Clive Webb),ACCA首席作者



    如果一个企业不屑于应用新技术,那么很快就会发现其业务领域将会受到入侵,并且发现竞争对手会从意想不到的地方发起攻势。

     

    格里·潘福德(Gerry Penfold),毕马威英国前合伙人


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    财务团队应考虑的关键事项



    1.      规划行动,使用各种概念验证方法开展试点和测试;

    2.      与信息技术部门合作部署:虽然这是由企业负责实施的解决方案,但仍要做好快速试错、吸取教训和继续推广的准备;

    3.      员工需参与这一过程:克服畏惧心理,努力发现机遇;

    4.      思考对各项职能、工作任务和绩效管理的影响。

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