数据保护通知

数据保护通知

为什么需要通用隐私通知?

特许公认会计师公会及其关联实体(合称 “ACCA”或“我们”)在收集个人信息时,根据法律规定,必须公正告知对方我们将如何管理其个人信息及其拥有的权利。但更重要的是,我们希望在执业过程中保持透明、开放、合乎道德。

数据保护通知针对我们如何使用潜在和现有客户、合作伙伴以及其他有业务来往的个人(本通知中也称为“您”)的个人数据提供了相关信息。这些个人包括:

  • ACCA会员、准会员、注册学员和潜在学员;
  • ACCA杂志和其他出版物的订阅者;
  • 学员和会员的雇主代表;
  • 合作伙伴组织和服务提供者的代表;
  • 注册参加持续职业发展培训课程或其他活动的人员;
  • 我们慈善基金的捐助者和贷款人;
  • 投诉人和询问人。

与本通知有关的ACCA关联实体及其活动的清单载于本通知附录。

我们为全体职员及雇员和希望成为我们员工的人单独提供了一份隐私通知,可以向ACCA申请查阅。

为什么我从另一个隐私通知转到这里?

我们在收集数据时,希望根据您想要使用的产品或服务,以具有针对性的隐私声明向您提供您需要的所有信息。然而,有时单一的信息页面无法提供所有信息或告知您希望了解的一切详情。在这种情况下,我们会将您转到这个内容较长的通知上,该通知概述了更通用的涉及隐私的处理方式(但不包含产品或服务的具体信息),您可以在闲暇时阅读。

这个内容太多,能压缩成短文吗?

在下文部分中,我们会尽量使用简明的语言,但是有很多详情需要传达,这些详情是您有必要去了解的内容。如果您希望阅读我们围绕隐私总体目标的一些更为原则性的处理方式,您应阅读我们的“隐私承诺”,并且,您始终都可以直接浏览您感兴趣的问题或部分。

为什么ACCA要保留关于我的信息?

我们只在有合法理由的情况下才会处理个人数据。

处理个人数据的理由则因具体活动而异。在某些情况下,我们可能有不止一个合法理由需要处理数据。

以下信息总结了我们需要处理个人信息的理由。

ACCA使用的法律理由总结如下:

  • 公共利益:ACCA作为一个监管机构,会为了保护公众成员和公众利益而处理个人数据。这包括但不限于维护会员名录,进行监管活动、会员调查和纪律处分。
  • 合同:ACCA需要处理履行合同所必需的个人数据,而您可能是合同的一方,也可能是希望签订合同的人员。这包括但不限于ACCA会员资格、考试、职业服务和订阅。
  • 法律义务:ACCA需要处理遵守其法律义务所必需的个人数据。这包括但不限于向监管机构、执法机构和法定机构提供个人信息。
  • 合法利益: ACCA需要为了实现其作为专业公会和特许会计师监管机构的合法利益而处理个人数据。这包括但不限于回应一般询问、支持学员、会员和合作伙伴,以及提升与其持续职业发展、培训和就业有关的服务。
  • 同意:ACCA会在您同意的情况下处理个人数据。

学员和会员资格记录管理

我们会保留与会员、准会员和注册学员有关的个人数据,以便管理ACCA的会员或学员资格,并做到遵守我们的监管义务。在某些情况下,会员、准会员和注册学员也会自愿向我们提供其族裔详情,以便我们审查机会均等或待遇情况。

培训和考试

我们会使用您的信息来管理课程和考试,并跟踪学习服务提供者以及ACCA学员的通过率和表现。我们可能会使用敏感信息来确定您是否有资格获得特殊照顾,以便提供考试协助并做到遵守各种平等和残疾法。请注意,有些考试可能以电子方式进行,因此可能需要收集额外的信息以便进行电子处理。

练习测试

ACCA自学学员和在我们的认可学习服务合作伙伴及教师处研习的学员可以使用我们的网络资源参加练习测试考试。练习测试考试成绩将由我们的服务提供者保留。学员可以查看这些练习测试成绩,此外我们的认可学习服务合作伙伴和教师也可以查看,以便辅导学员的学习。我们可能会使用从这些练习测试成绩中获得的信息来发现课程大纲和考试有哪些需要改进的地方。练习考试成绩不会与任何其他第三方共享。

ACCA交流服务(ACCA Exchange)

这是一项向雇主和学习服务提供者提供的服务。他们可以上传所聘用和/或正在培训的ACCA学员的详细信息,并跟踪考试状态和成绩。ACCA要求这些雇主和学习服务提供者在将您的详细信息纳入此服务之前应获得您的同意。

ACCA学习社区

我们会使用您的个人数据验证您在ACCA学习社区服务的注册。

持续职业发展及其他课程

ACCA为会员和非会员提供在线或线下持续职业发展培训课程和其他培训活动,我们需要您的信息来管理这些课程。我们会利用您的信息证实和确认您的工作经验,推动您在会员之路前行。

ACCA联络服务

我们回应您的询问和帮助解决您提出的请求时会使用您的信息。您通过ACCA的客户联络中心(或其他)与ACCA进行的通讯,包括在线通讯、电子邮件、短信等,可能会出于培训和保存记录的目的而被记录和保留。记录可用于跟踪所提供帮助的质量及核实所讨论的事项。

如果您通过社交媒体发布信息或与我们互动,我们可能会使用您的信息与您联系来了解您的询问,但不会为了进一步的营销或发送资讯的目的而使用您的信息,除非您同意这样做。  我们可能会与供应商分享信息,以便为您提供帮助。

资讯(包括营销)

我们进行营销以及向您发送有关我们的资质、产品和服务以及其他相关活动的信息时需要使用您的信息。我们可能会使用您的联系方式向您发送注册或信息包、学习支持和招聘材料、调查、问卷、与ACCA咨询有关的邀请、ACCA课程和活动详情,或通知您有关ACCA产品和服务的更新和变更。

您有权随时撤销对此作出的同意,我们会尽可能简化这一流程。

我们还会使用您的信息向您提供关于定制化受众社交媒体活动的情况,例如学员考试日期、会费缴纳期限和其他重要活动的信息。这让我们能够通过所有渠道向您提供相关度最高的信息。

ACCA也可以代表第三方进行邮件发送(不向第三方披露您的详细信息),但须征得您的同意。征求同意可以通过ACCA登记表,也可以由ACCA单独进行。如果您不希望接收上述任何资料或希望改变接收方式,请告知我们(参见下文“如何获取数据副本或更新我的偏好?”)。

我们不会将您的信息提供给其他营销者,也不会将您的信息出售给任何第三方。

出版物

我们在管理ACCA出版物订阅情况时需要使用您的信息。这些出版物包括Student Accountant, Finance Matters,Teach Accounting, Accounting linkAccounting & Business杂志。如果您希望更改接收此类出版物的形式,如电子版或打印件,请联系ACCA(参见下文“如何获取数据副本或更新我的偏好?)。

对于您在参与ACCA活动项目时明确提供给我们的信息,我们也可能使用在内部和外部出版物中,以便在公众中宣传ACCA和用于广告目的。但我们始终都会在参与公共活动时通知您,并在使用您的信息之前征求您的明确同意。这方面的例子包括大使和领导力活动项目或公众活动期间的采访等。

职业行为

在处理与会员和注册学员(或潜在学员和前学员)有关的询问、调查和投诉时,我们需要使用个人信息。这些问题本质上可能是敏感的,ACCA会对内部访问信息的权限作出限制,只有负责调查和解决相关问题的团队才有权访问信息。但是应注意的是,纪律听证会和结果可能会公开。

事务所监管

我们在监管活动中会出于监督等目的使用事务所和其他组织的指定个人代表的个人信息。

合作伙伴关系管理

我们在认证、认可雇主和学习服务合作伙伴申请等合作伙伴关系管理活动中需要使用事务所和其他组织的指定个人代表的个人信息。

慈善基金

如果会员和其抚养对象是ACCA慈善基金的受益人,我们可能需要收集一些额外信息。如果您申请该慈善基金,我们会向您提供更多与您数据的使用和披露有关的信息。

Simpson奖学基金

对于要向Simpson奖学基金申请资助的现有学员,我们可能需要收集一些额外信息。当您申请时,我们会使用此信息来评估您是否有资格获得考试费用和学员会费方面的资助。如果您向该奖学基金申请资助,我们会向您提供更多与您数据的使用和披露有关的信息。

ACCA会收集哪些关于我的个人数据?

我们会出于上述原因和/或目的而处理信息。这些信息可能包括:

  • 个人详细信息
  • 详细联系信息和偏好
  • 付款详细信息
  • 家人,生活方式
  • 有照片的身份证件
  • 会员资格详细信息
  • 投诉详细信息
  • 财务详细信息
  • 教育和就业详细信息

详细信息可能包括姓名、联系方式、会员证件号码、国籍、出生日期、入会日期、会员资格,以及各次考试详情,包括课程成绩、付款、查询和投诉情况。

我们还会处理敏感信息类别的数据,其中可能包括:

  • 社会环境
  • 身心健康详细信息
  • 种族或族裔
  • 犯罪记录

详细信息可能包括医疗证明、收入证明和证明从轻处罚情节的详细信息。

IP地址

如果您访问我们的网站,我们会收集您访问网站所用设备的IP地址信息,这有助于我们监测活动水平和所提供的服务。若要了解更多信息,请查看网站通知

ACCA是如何收集信息的?

我们会直接从您那里收集数据(例如从登记表、详细信息更改表、在展会和活动上以及通过我们的网站),并在内部创建一些数据(例如分配给您ACCA ID或确定考试成绩时)。

如果我们通过网站、电话或人工填写表格收集信息,我们会在收集时提供一份针对性更强、更具体的隐私通知,说明该产品或服务的相关信息,以及收集信息的必要性。

我们也可能会从外部收集一些数据。例如:

  • 雇主和学习服务提供者可以向ACCA提供其聘用和/或培训的会员和学员的相关信息,包括他们为这些人员注册课程的地点。
  • ACCA的服务提供者(如考官和监考人)会向ACCA发送与其提供的服务有关的信息。
  • 公众可能向ACCA提供投诉和/或调查相关信息。

我的数据会存储在哪里?

ACCA的主要信息系统位于欧洲经济区,由ACCA的客户服务团队访问,客服团队可能位于区域中心。我们在欧洲经济区内处理信息,但也可能在运营和服务交付过程中向该区之外的供应商传送数据。ACCA内部其他团队可能需要在一些特定情况下出于上文载明的目的(例如与您沟通培训或考试事宜,或向您调查事件或投诉)访问、使用和存储您的数据。如果您是海外会员或学员,ACCA在您所在国家的全国办公室可能会访问您的信息,并且可能会在当地保存记录(前提是遵守当地法律规定)。

我们的一些合作伙伴、服务提供者或技术供应商可能会将信息传送到欧洲经济区以外的地区,而这些地区的隐私法、义务和权利规定可能有所不同。对于此类传送,我们将始终确保采取合理的保障控制措施和其他措施来保护您的隐私,并在该产品或服务的特定隐私通知中向您指出这一点(如适用)。

仅针对中国大陆境内的用户:在您提供明确同意的前提下,您的信息将按照上文说明传送到我们的主要信息系统。根据中国监管要求,对于跨境数据传送涉及的风险,需要进行正式的风险评估。只有当风险在相关监管机构设定的可接受水平内时,我们才会将您的信息传送到中国大陆以外的地区。

如何保持信息及时更新和准确?

请注意,您有责任在您作为ACCA学员或会员期间及时通知我们关于您联系方式的任何变更,以及您为了实现持续职业发展要求而参加过哪些课程。我们尽可能提供自助服务,以便您可以在闲暇时通过myACCA门户查看和更新自己的信息。

如果您没有myACCA门户账号,您始终都可以通过我们的联络中心联系我们,从而更新您的信息。

我的数据会提供给其他人吗?

服务提供者:

ACCA使用了许多第三方服务提供者来执行上文说明的活动,例如,向您发送邮件、实施或管理考试。ACCA要求此类服务提供者仅针对相关服务使用您的个人数据。

联合计划合作伙伴和其他专业机构:

在一些国家,ACCA与第三方开展了联合资格考试计划。ACCA、联合计划本身以及其他专业机构需要彼此分享信息,以便实施该计划。

活动赞助商

ACCA可能会举办网络研讨会、持续职业发展研讨会、会议和招聘会等活动,而这些活动可能由其他组织或合作伙伴赞助。为了管理这些活动,我们可能与这些赞助商分享您的个人信息。

牛津布鲁克斯合作计划(Oxford Brookes Partnership):

当您成为ACCA学员时,即会自动注册'Oxford Brookes' 理学士学位项目,这是给您的一项学习福利。因此,我们会与牛津布鲁克斯大学分享信息。若要获得关于牛津布鲁克斯应用会计理学士学位的更多信息,请查看我们的网页

若要获得关于牛津布鲁克斯如何使用您的个人数据的更多详细信息,请查看其隐私政策

ACCA交流服务合作伙伴:

某些信息,比如您的姓名和考试成绩,将与接受此项服务的雇主和学习服务提供者分享,但必须征得您的同意。

学习服务提供者成绩服务:

一些学习服务提供者会注册ACCA的成绩服务,然后获取所培训学员的考试成绩,以便跟踪他们的通过率表现。如果您的学习服务提供者以这种方式使用您的数据,则需要单独通知您。其他学习服务提供者在您给予其同意的情况下可以获取您的学员成绩。

持续职业发展认证雇主:

ACCA可能会与获得持续职业发展认证的雇主联系,以便核实您与他们的雇佣关系和/或确认他们作为持续职业发展提供者的认证。

认可雇主:

如果您受雇的组织是ACCA认可雇主计划的成员,则ACCA可能与您的雇主联系并提供相关详细信息,以确认您的经验记录或给您提供额外会员福利的机会(例如培训课程)。雇主在您给予其同意的情况下可以获得您的学员成绩。

公众:

ACCA需要在其会员目录和会计认证登记册中发布客户信息。我们还可能会在相关出版物中(例如在英国的Accountancy AgeFinancial Times,和类似的海外财务和会计出版物中)列出我们的准会员和会员的详细信息(包括其姓名和所在国家)。此外,纪律听证会和结果可能会公布。

核实详情和就业帮助:

如果您是学员、准会员或会员,在获得您的同意后,我们可能会向招聘机构、雇主、教育或专业机构(例如会计机构)提供相关详细信息,以便帮助您在具备资格条件时找到合适的工作。我们还会提供会员资格查证、培训和资格详情等有关信息。

专业顾问、监管和法律机构:

为了调查投诉和纪律事宜,行使或维护法律权利,或在法律要求的其他情况下,ACCA可能会向其专业顾问、法律机构、其他专业机构、其他监管机构或其他第三方披露您的个人数据。

我的数据会保留多长时间?

我们保留您详细信息的时间将根据在上文“为什么ACCA要保留关于我的信息?”这一部分列出的相关目的的需要而定。我们还可能出于其他合法理由而保留某些记录(包括在您与ACCA的关系结束后),例如,为了解决潜在争议、对未来的会员申请进行交叉检查以及遵守其他报告和保留义务等。

数据保留时间表

 

保留期
(最低)

保留期
例外

针对学员、准会员和会员(有效和受监管)

 

 

导致监管或纪律裁决的案件:
*结案小结

死亡后7年或
出生后100年

 

导致监管或纪律裁决的案件:
*任何其他文件:委员会记录、听证记录等。

结案后7年以上


如果与《1974年罪犯改造法》

(Rehabilitation Act 1974 Order)有关,则立即删除


仅作了调查,但没有惩罚,包括档案记录在内。在评定阶段就结案

结案后5年以上

 

初步询问,但没有调查

决定作出后1年以上

 

执业活动:监督

死亡后7年或出生后100年   




如果事务所仍存在或事务所内受监督的负责人仍在职,则不删除。如果文件(如监督报告)与案件有关,则按照案件时间

授予执业证书或执业授权

死亡后7年或
出生后100年

 

学员一般记录(例如成绩单和考试等)

死亡后7年或
出生后100年

 

准会员一般记录(例如职业经验记录)


自上次职业经验记录提交之日起7年

 

除证书外的会员一般记录(例如持续职业发展记录等)

自上次持续职业发展记录提交之日起7年

会员申请和证书为
死亡后7年或出生后100年

 

前学员、准会员和会员(以前受监管)
不包括死亡和惩罚(即退会)在内的关系终止

 

 

所有记录


关系结束后15年以上


成绩单、考试情况和个人基本情况为死亡后7年或出生后100年

如果文件(如监控报告)与案件有关,则按照案件时间

 

其他个人(不受监管)

 

 

与ACCA签订服务合同的供应商、评分员、考官、内容提供者、独立评估员等个人。

合同结束后7年以上

如果其信息与管控有关,只要是与其有关的案件

对成为未来学员表现出兴趣的个人的所有记录

兴趣登记日或首次联系之日起2年以上

 

开始申请成为学员但尚未完全完成或提交申请的个人的所有记录

开始但未提交申请后2年

 

申请成为学员但被拒绝的个人的所有记录

拒绝之日起7年以上

 

已申请成为学员但搁置会员申请的个人的所有记录

搁置之日起7年以上

 

ACCA如何保护儿童隐私?

我们理解保护儿童隐私的重要性,尤其是在网络环境中。本隐私声明所涵盖的ACCA服务并非是为18岁以下的任何人设计或针对18岁以下的任何人。

我们的网站如何保护隐私呢?

关于我们网站上使用的cookie的信息,请查看我们网站的隐私和Cookie通知

ACCA是否受2000年《信息自由法》(Freedom of Information Act 2000)的约束?

ACCA不属于《信息自由法》所规定的公共机构,因此没有义务遵守《信息自由法》的规定。

我具有哪些权利?

个人权利是有限制的(其内涵是指个人并不是在任何时候或任何情况下都具有这些权利)。但一般来说,个人的权利包括:

  • 访问或获取其信息副本的权利
  • 更正或更新权利
  • 投诉权(向ACCA和监管机构投诉均包括在内)
  • 拒绝、阻止或暂停处理的权利
  • 被遗忘权
  • 向其他提供者提供数据的可携权
  • 因损害或痛苦而获得赔偿的权利
  • 与自动决策(基于机器的判断)相关的权利

如果您想行使其中一项权利,请联系:

ACCA, Privacy Office, Corporate Assurance , The Adelphi, 1-11 John Adam Street, London, WC2N 6AU

另外,也可发送电子邮件至CEC.privacy.escalations@accaglobal.com,或致电 +44 (0)141 582 2000。

如何获取数据副本或更新我的偏好?

我们提供自助式服务,您可以登录您的帐户查看和更新自己的信息,另外您也可以致电我们的联络中心。

在向您提供您的个人数据之前,我们可能需要确认您的身份或了解更多所要求数据的信息,从而协助ACCA找到您的个人数据。

如果您认为我们保留的数据不准确,或者您对我们使用您的个人数据有其他顾虑,请告知我们。

这些权利受某些豁免的限制,例如,与某些职业行为事项和查阅考试答卷有关的豁免。

您可以通过myACCA或联系ACCA的联络中心更新您的详细联系信息及接收出版物和资讯方面的选项。

如果有疑问应该找谁获取帮助?

若要了解更多信息,或需要进行更详细的询问,或希望行使您的权利,请联系 CEC.privacy.escalations@accaglobal.com

ACCA的立场会改变吗?

如果我们的流程、程序或系统进行了重大变更,或者法律法规发生变更,我们会不定时审查本文件。我们会在这里更新通知,并且如果性质上属于重大变更,我们会尽合理努力联系受影响的个人和更新受影响的内容。

<上次修订日期:2018年6月 >

ACCA关联实体数据保护通知附录

  • 特许公认会计师公会:专业会计机构及主要经营和会员实体
  • Certified Accountant (Publications) Limited: 出版Accounting & Business杂志
  • Certified Accountants Educational Trust: 出版Student AccountantFinance Matters杂志
  • Certified Accountants Educational Projects Ltd:管理用于营销的信息分享
  • 特许公认会计师慈善基金:在ACCA会员和其家庭有需要和困难时给予帮助的注册慈善机构(指非法人信托和同名慈善公司两者)
  • The Association of Authorised Public Accountants: 针对其会员的专业会计机构
  • ACCA全国办公室(海外公司、分支机构、代表处和联络处)
  • Simpson奖学基金:向ACCA学员提供会费和考试费用资助的注册慈善机构
  • ACCA Ventures Ltd: 通过合作伙伴组织提供在线讲课内容

如果本通知的英文版本与其他语言版本有任何不一致之处,以英文版本为准。

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