混合工作模式与中小会计师事务所

一些变化正在发生——疫情暴发后，许多国家都实施了交通出行禁令，各类组织被迫突然转向线上数字通信。而之前，对不少会计师事务所来说，这场危机所造成的最基本影响——远离集中办公地点、采用数字化工作方式等，只是众多变革举措的选项之一。

随着客户和员工逐步回归原本的工作方式，混合工作模式的日益普及对事务所有何意义？

什么是混合工作模式？

混合工作模式不同于传统的集中办公模式和远程工作模式。三者中，它的管理最为复杂，因为同时涵盖了两种模式中的要素。雇主既要提供常规的办公场所，又要有相应的技术和政策来支持员工在办公室以外的地方工作——无论是在家里、还是在其他场所。

是否必须采用混合工作模式？

答案是否定的，尽管许多会计师正获益于这段时期的居家工作状态，并将其视为管理工作与生活平衡的重要因素。而适用于特定事务所的工作模式将取决于其员工和客户群。

会计师事务所为此面临着哪些特有的风险？

最大的监管风险涉及客户数据和保密义务。保持数字信息安全需要同时管理技术和使用技术的员工，以确保适当的政策落实到位并得到遵守。重要的是要确保这些政策具备实操性——太过空泛会使员工忽视或回避他们认为不可行的事项。

对于那些已经转向全数字模式的事务所，切换为混合工作模式必须确保所有远程工作的员工都能够获取恰当的硬件和软件，并知晓如何运用。认识到保持工作凭证安全和防止未经授权访问客户机密信息的重要性，是员工入职和定期培训的一个重要部分。

许多事务所需要处理一些仍然保留纸质记录的客户交付来的资料。当事务所员工远程工作时，能否安全存储这些客户记录存在着挑战，必须根据事务所的具体情况进行管理。一些工作人员的家中或许拥有安全的存储设施，但仍然难以确保家庭成员或访客在任何时候都无法接触到这些文件。或者，可以将纸质记录集中保存在事务所里，作为混合工作模式的一部分，员工必须前往那里完成相关工作。

从长期来看，最大的风险可能存在于员工培训和鼓舞士气方面。大型事务所的运作模式通常能够满足员工在专业提升/事务所晋级上的期望。持续的在职培训使员工能够一边履行职责，一边成长进步。起草者与审阅者配合的工作模式不但提供在场培训，还确保客户服务质量得到保持。该方法适用于许多需要一定物理空间的任务，不断的征询与反馈能够使员工保持在正确轨道上。

在混合工作模式的远程状态下复制这种实时互动是一个重大挑战。团队能够借助各种可用的工具在协作型项目中保持联系，而存储在云端的文档允许实时编辑。这些工具与视频通话相结合，也可以存续传统培训模式的许多功能。即便如此，在向远程督导的过渡中仍可能需要对现有人员进行再培训。此外，过去适合这种模式的工作任务普遍正被支持远程工作的数字工具所取代，为新工作方式的培训模式的发展增添了新的挑战。

各家事务所的混合工作模式将不尽相同。如果流程（和客户系统）已经数字化，向混合工作模式远程的过渡将更加容易，并可能为其他发展提供空间，例如从更远的地方、甚至是从国外招聘员工。不过，企业应该警惕创造出两类员工——现有的混合工作员工和完全远程工作的新员工——如有不平等待遇的感觉，可能会造成紧张。与来自不同司法辖区的员工合作还将增加监管复杂性，这不仅涉及就业权利和税收，还可能涉及跨境数据传输限制。

计算机改变了会计师的工作内容和工作方式。数字化正在将信息从物理限制中解放出来，使人们无需再聚集于物理信息的存储地而工作。这意味着，会计师事务所能够以不同于此前的新方式来服务客户，并与员工互动。若想找到正确的平衡，事务所可能需要反复尝试，但完全忽略新的发展变化绝非长久之策。